آموزش استفاده از ترلو | راهنمای کامل ابزار مدیریت پروژه Trello

کارگردان هایی که هنوز تصویر کلیشه‌‌ای کارمندی زیر خروارها پرونده و کاغذ بی نظم و پراکنده را می‌سازند، به طور قطع هنوز با ترلو آشنا نشده‌اند. این سیستم مدیریت پروژه قدرتمند، به عنوان یکی از قدیمی‌ترین‌‌ها تغییراتی در نحوه انجام وظایف شخصی و پروژه‌های گروهی ایجاد کرده که دیگر کسی نمی‌تواند آن قدر بی‌نظم عمل کند یا چیزی را از قلم بیندازد. اگر هنوز با این موهبت دیجیتال آشنا نشده و یا کار نکرده‌اید تا انتهای مطلب با آژانس دیجیتال مارکتینگ تاس همراه باشید و درباره استفاده از ترلو بخوانید:

• ترلو چیست و چه کاربردی دارد؟
• آشنایی با بخش‌های مختلف ابزار مدیریت پروژه Trello
• چطور از ترلو استفاده کنیم؟
• چطور در ترلو بورد ایجاد کنیم؟
• چطور لیست‌ها و کارت‌ها را مدیریت کنیم؟

آموزش کامل استفاده از ترلو در ویدیو زیر با زیرنویس فارسی :

پیشنهاد می کنیم مطالعه کنید:

ابزار Trello چیست و چه کاربردی دارد؟

ابزار ترلو Trello یکی از محبوب ترین لیست کارهای شخصی و گروهی در ایران است.

واژه نامه اصطلاحات ترلو

اکثر کلمات و اصطلاحاتی که در این ابزار به کار می‌روند و به شما نمایش داده می‌شوند قابل فهم هستند و معنای عام دارند. در حالی که برخی دارای معنای خاص بوده و ممکن است در مواجهه با آن کمی گیج شوید. پس بیایید پیش از هر چیز به بررسی مفهوم این واژه‌ها بپردازیم:

Kanban

کانبان یک سیستم مدیریت پروژه مشابه به ترلو است که گاهی همکاری هایی نیز با یکدیگر دارند. این سیستم که افزونه‌ی وردپرسی آن نیز موجود است، در ساده ترین حالت سه لیست To Do, Doing, وDone را دارد. که شما می‌توانید براساس نیاز خود به همین صورت با آن کار کنید، یا مراحل بیشتری به آن اضاقه کنید. مثلا برای تولید محتوای ویدیویی شما به مراحل تحقیق، نوشتن سناریو، ضبط و ویرایش نیاز دارید که می‌توانید لیست تمام این مراحل را به کانبان اضافه کنید. در صورتی که برای انتشار محتوا همین سه ستون کافی است. ابزار پایه کانبان است اما ترلو ویژگی‌های بیشتری مثل Board و Card در اختیارتان می‌گذارد که درباره آن‌ها نیز صحبت خواهیم کرد.

تابلوها یا Boards

ترلو تمام پروژه های شما را در گروه های جداگانه ای به نام تابلو سازمان می دهد. هر تابلو می تواند شامل چندین لیست باشد که هر یک از شامل وظایف یا Taskهایی هستند. به عنوان مثال، شما می توانید تابلویی برای کتابهایی که می خواهید بخوانید و می خوانید، یا تابلویی برای مدیریت محتوایی که برای یک وبلاگ در نظر دارید، ایجاد کنید. می توانید چندین لیست را همزمان در یک تابلو مشاهده کنید، اما می توانید همزمان فقط یک تابلو را مشاهده کنید. کاملا منطقی است که برای هر پروژه جدید تابلوی جداگانه‌ای ایجاد کنید.

لیست ها

در هر تابلو می‌توانید تعداد نامحدودی لیست ایجاد کنید و آن را با کارت‌های مربوط به وظایف پرکنید. مثلا برای یک وبسایت خاص که به شما سپرده می‌شود می‌توانید تابلو ایجاد کنید. سپس برای هریک از فعالیت‌های اصلی یک لیست جداگانه ایجاد کنید. مثلا صفحه‌ی وبسایت «باشگاه ورزشی انرژی پلاس» را ایجاد کرده، سپس لیست‌های «طراحی UI » ، «سئو» ، «تولید محتوا» و «بازاریابی» را روی آن ایجاد کنید و تسک‌های مربوط به هر لیست را با تعیین افرادی که باید به آن بپردازند را منتشر کنید. لیست ها و کارت‌های کوچک وظایف را می‌توانید به چپ و راست بکشید و در تابلو جا به جا کنید.

کارت‌ها یا Cards

کارت‌ها قسمت‌های کوچکی هستند که در لیست‌ها قرار می‌گیرند. در هر کارت می‌توانید وظیفه‌ای را تعیین کنید و افرادی که بایستی آن را انجام دهند روی کارت تگ کنید. هر کارت باید به یک فعالیت خاص مستقل و قابل اجرا اختصاص داده شود تا کارایی لازم را داشته باشد. می‌توانید زیر کارت برای اعضای دیگر کامنت بگذارید یا لینک‌ها و فایل‌های لازم را به آن ضمیمه کنید. اگر تسک کمی پیچیده باشد می‌توانید چک لیست کارهای فرعی را نیز به آن اضافه کنید.

 تیم‌ها

در ترلو می‌توانید گروه‌هایی از افراد را در تیم‌های مختلف قرار دهید و تابلوی خاصی را به آن‌ها اختصاص بدهید. این مساله به شرکت‌های بزرگی که به گروه‌های کوچک‌تری تقسیم می‌شوند کمک شایانی می‌کند. مدیران به راحتی می‌توانند با چند کلیک روی تابلوهای مختلف از مراحل پیشرفت تمام تیم‌ها آگاه شوند. برای مثال یک آژانس دیجیتال مارکتینگ می‌تواند صفحه مربوط به تیم محتوا، تیم طراحی و گرافیک، تیم بازاریابی، تیم سئو و تیم فنی ایجاد کند و آن‌ها را مدیریت کند.

Power-Ups

در لغت نامه Trello ، به افزونه ها Power-Ups گفته می شود. در بخش power-ups می‌توانید ویژگی‌های مفیدی مثل ایجاد نمای تقویمی برای کارت‌ها یا متصل کردن ترلو به سایر برنامه ها و ابزارها استفاده کنید.  با استفاده از طرح رایگان، می توانید در هر صفحه یک Power-Up اضافه کنید. اما طرح Business Class (۱۰ دلار به ازای هرکاربر درماه ) این محدودیت را برطرف می کند.

در بخش‌های بعدی استفاده از این ویژگی با مثال تقویم کارت‌ها را آموزش خواهیم داد و شما خواهید توانست برای کاربردهای مشابه نیز از آن استفاده کنید.

نکته دیگر این که تمامی آموزش‌ها برای تمامی نسخه‌های ترلو در سیستم‌عامل‌های مختلف یکسان است و نیازی نیست دنبال راهنماهای جداگانه‌ای بگردید.

چطور از ترلو استفاده کنیم؟

استفاده از ترلو کار سختی نیست. کافی است تابلویی بسازید، تیم را تعیین کنید، وظیفه ها را درکارت‌ها مشخص و روی یک تقویم منتشر کنید. در این بخش هر مرحله را به تفکیک توضیح می‌دهیم:

چطور در ترلو Board ایجاد کنیم؟

در ترلو همه چیز با ایجاد بورد یا تخته شروع می‌شود. بدون داشتن بورد هیچ کار دیگری هم نمی‌توان انجام داد. مراحل ایجاد بورد در ترلو به شرح زیر هستند:

•  روی Personal Boards کلیک کنید و Create new را انتخاب کنید. 
• عنوان تابلو و رنگ پس زمینه را انتخاب کنید. 
•  تیم‌ها را تعیین کنید و دسترسی هریک را مشخص کنید. 

حالا بورد جدیدی به صفحه اصلی ترلو شما اضافه می‌شود. اگر در مراحل قبل تیم تعیین نکردید یا لازم است فرد جدیدی را به صفحه اضافه کنید کافی است روی بورد موردنظر کلیک کنید و گزینه Share را انتخاب کنید. ایمیل فرد جدید را وارد کنید تا به بورد شما دعوت شود.

 چطور در ترلو لیست جدید بسازیم؟

برای ساخت لیست جدید به تابلوی مورد نظر بروید. اگر از قبل لیستی در این صفحه وجود دارد در سمت راست آن‌ها و اگر این اولین لیست موجود در بورد است از پایین نام بورد، روی گزینه Add  کلیک کنید. به لیست جدید خود نامی اختصاص بدهید. حالا می‌توانید به همین ترتیب برای موضوعات مختلف لیست تعیین کنید و در لیست‌ها کارت قرار بدهید.

برای ایجاد کارت در لیست:

• روی گزینه Add Card کلیک کنید. 
• عنوانی برای کارت تعیین کنید.
• تسک را شرح بدهید. 

وقتی روی کارت کلیک کنید می‌توانید به آن توضیحات و نظراتی اضافه کنید که افراد دخیل در آن بتوانند ببینند. برای اضافه کردن لینک و فایل‌های مرتبط و برچسب روی کارت کلیک کنید و صفحه جانبی ایجاد کنید تا با چیزی شبیه به صفحه زیر مواجه شوید:

روش اختصاص کارت به افراد و تعیین مهلت برای وظایف در ترلو

کارت‌های ترلو ویژگی‌های جذاب زیادی دارند که خودتان به مرور خواهید فهمید. اما اصلی ترین ویژکی این کارت‌ها این است که شما برای هر تسک می‌توانید تعیین کنید چه کسانی و تا چه زمانی آن را به انجام می‌رسانند و از به روزرسانی ها به راحتی آگاه شوید. حتی اگر به تنهایی از ترلو استفاده می کنید، تاریخ سررسید می تواند به شما کمک کند تا زمان انجام کارها را پیگیری کنید.

اگر فقط یک نفر را در یک کارت اضافه کنید تمام مسئولیت کارت را به او سپرده‌اید. این کارت در طول زمان نظرات و ضمیمه‌هایی از اعضای مختلف می‌گیرد و به روز می‌شود تا مهلت انجام به پایان برسد. برای اضافه کردن افراد به کارت‌ها در ترلو این مراحل را دنبال کنید:

• روی کارت مورد نظر برای اختصاص دادن کاربران کلیک کنید.
• در سمت راست کارت، روی دکمه Members کلیک کنید.
• کاربران تیم خود را جستجو کنید و با کلیک کردن روی پروفایل فرد موردنظر او را به کارت اضافه کنید.

برای تعیین مهلت هر کارت:

• در سمت راست کارت، روی  Due Date کلیک کنید.
• از روی ابزار تقویم موعد مقرر را انتخاب کنید. 
• روی گزینه ذخیره کلیک کنید. 

مهلتی که شما تعیین می‌کنید به شکل بصری به باقی اعضا نشان داده می‌شود. تسک‌هایی که ۲۴ ساعت به مهلت پایان آن‌ها مانده با رنگ زرد و تسک‌هایی که مهلت انجام آن‌ها پایان یافته با رنگ قرمز نشان داده می‌شوند.

چطور به کارت‌ها لیبل اضافه کنیم؟

از آن جایی که کارت‌های ترلو به صورت پیش فرض خاکستری روشن و تیره هستند ممکن است گاهی تشخیص آن ها دشوار شود. با استفاده از لیبل‌ها یا برچسب‌ها می‌توانید رنگی به کارت‌ها اضافه کنید تا این مشکل حل شود. به این ترتیب با اختصاص رنگ می‌توانید تعیین کنید چه نوع وظیفه‌ای در کارت قرار دارد و به کدام گروه مربوط است. حتی در صورت لزوم می‌توانید بیش از یک برچسب برای کارت‌ها در نظر بگیرید.

برای افزودن برچسب به کارت ، این مراحل را دنبال کنید:

• روی کارت مورد نظر کلیک کنید.
• در سمت راست ، روی Labels کلیک کنید.
• از لیست برچسب های موجود یکی را انتخاب کنید.
• در صورت تمایل روی نماد ویرایش در کنار برچسب کلیک کنید تا عنوان اضافه شود.
• برچسب را به کارت اضافه کنید.

حتی می توانید چندین برچسب به یک کارت اضافه کنید. به طور پیش فرض ، شما فقط رنگ های هر برچسب را مشاهده خواهید کرد ، اما اگر روی برچسب ها کلیک کنید ، می توانید عناوین مربوط به آن برچسب ها را نیز مشاهده کنید.

 جستجو در Trello با میانبرها

اگر صفحات محدودی در ترلو دارید و تعداد همکاران شما زیاد نیستند احتمالا به این ویژگی نیاز پیدا نمی‌کنید. اما اگر لیست‌های زیاد و تیم بزرگی دارید گاهی لازم است برای پیدا کردن آن‌ها به جستجو متوصل شوید. برای این کار میانبرهایی وجود دارند که به شما کمک می‌کنند گزینه موردنظرتان را پیدا کنید:

کلید B منوی Boards را باز می کند. از اینجا می توانید تابلوهای مختلف خود را جستجو و جابجا شوید.

کلید / کادر جستجو را باز می کند. از اینجا می توانید کارت ها و لیست های خود را جستجو کنید تا مستقیماً به کارت مورد نظر خود بروید.

کلید F  دیالوگ باکس برای فیلترها را باز می کند. از اینجا می توانید کارت ها را براساس فیلتر کلمات کلیدی، برچسب ها، اعضا یا تاریخ سررسید مشخص کنید. هر چیزی که با معیارهای شما مطابقت ندارد تا زمانی که فیلترها را بردارید پنهان خواهد شد.

کلیدهای میانبر دیگری هم برای ترلو روی صفحه کلید تعریف شده‌اند که اشاره به تمام آن‌ها از حوصله این مطلب خارج است و می‌توانید از قسمت راهنمای کلیدهای میانبر ترلو آن‌ها را بیابید.

ایجاد تقویم وظایف (یا ساخت دیگر Power-Up ها)

بسیار ساده‌تر است که وظایف خود را روی یک تقویم قرار بدهید تا مهلت تمام پروژه‌هایتان را بدانید. به طور کلی برای ساخت هر Power-Up دیگری هم می‌توانید مراحل زیر را دنبال کنید:

در سمت راست و پایین صفحه، در زیر نماد پروفایل روی نمایش منو کلیک کنید.

• روی Power-Ups کلیک کنید.
• “تقویم” یا calendar را جستجو کنید. 
• Calendar مربوط به Power-Up را به ترلو اضافه کنید.

بعد از این ، دکمه جدیدی را در بالای صفحه خود ، کنار دکمه منو ، با برچسب تقویم مشاهده خواهید کرد. برای باز کردن نمای تقویم ، روی این دکمه کلیک کنید. هر کارت با تاریخ سررسید پیوست شده در اینجا نشان داده می شود. نمایش تقویم یکی از ساده ترین Power-Ups‌ها است ، اما می توانید موارد قدرتمندتر دیگری را نیز اضافه کنید. به عنوان مثال ، می توانید از Zapier Power-Up برای افزودن خودکار کارت به تقویم گوگل خود، افزودن مستقیم مواردی مثل لیست فعالیت‌هایی که باید انجام شوند به ترلو، استفاده کنید.

جمع بندی

گرچه ابزارهای جدیدتر و ساده‌تری از ترلو هم اکنون تولید شده‌اند اما از آن جایی که ترلو محبوبیت ویژه‌ای دارد و کارکرد آن برای همه به عادت تبدیل شده است، همچنان حرف اول را می‌زند. در این مطلب تمامی وجوه و کاربردهای اصلی این ابزار را بررسی کردیم. اگر سوالی درباره ترلو و کارکرد آن دارید می‌توانید از بخش نظرات زیر همین پست از ما بپرسید. اگر تجربه یا ترفندی بلدید که فکر می‌کنید برای دیگران هم جالب است می‌توانید از همین بخش با ما و سایر کاربران به اشتراک بگذارید. فراموش نکنید که برای تمام خدمات دیجیتال مارکتینگ می‌توانید روی تاس حساب کنید.